Organisasi publik adalah organisasi yang didirikan untuk memenuhi kebutuhan msyarakat akan jasa publik dan layanan civil ( Prof. Dr. Taliziduhu Ndraha : 2005). Sedangkan budaya organisasi publik adalah sebagai berikut :
Budaya ini merupakan suatu budaya yang selalu berorientasi kepada pimpinan sehingga bawahan sifatnya hanya menunggu tugas dan dampaknya pada lemahnya inisiatif dan kreativitas pegawai.
Maksud dari budaya ini adalah tidak adanya partsipasi dari bawahan dalam mengajukan sebuah ide akan suatu wacana suatu program atau sebuah kepautusan yang akan diputuskan, mengapa demikian ? hal ini disebabkan oleh pimpinan merasa sebgai penguasa sehingga tidak perlu melibatkan bawahan dalam pengambilan sebuah proses manajemen atau pengambilan keputusan sebuah organisasi.
Dalam fenomena sekarang, budaya ini tidak dapat dipungkiri, sebagai contoh, pegawai tidak bisa membedakan jam dinas dan jam pribadi, sehingga tidak jarang jam kantor pegawai negeri sipil ada yang ke bank atau ke rumah sakit ataupun pusat pembelajaan dan pasar.
Budaya tidak adil disini maksudnya adalah pelayanan bisa dilakukan dengan cepat jika orang yang dilayani merupakan orang yang dikenal atau berpengaruh atau juga orang yang memberikan seseuatu yang lebih, tapi bagi yang dilayani tidak tergolong seperti yang dikatagorikan diatas maka proses seseai dengan prosedur malah dalam ketepatan waktunya agak – agak telat. Demikian sebuah ketidakadilan itu terjadi. Dan masih banyak lagi contoh – contoh yang lain.
Saya kira dalam item ini semua orang tahu karena bukan rahasia umum lagi baik dalam penerimaan pegawai negeri sipil, dalam mutasi dan penempatan dan pengangkatan.
Maksudnya , tidak adanya transparan dalam melaporkan keadaanyang riil kepada pimpinan, jadi laporannya sipatnya fiktip sehingga atasan sering mengira bahwa tidak ada masalah di lapangan atau disebuah organisasi.
Budaya yang satu ini rata – rata semua pemerintah daerah paling mengatisifasi jika ada sebuah pemeriksaan apalagi dari BPK. Kenapa takut ? kita bersama tahu jawabannya.Sedangkan emage institusi publik adalah sebagai berikut :
1. Lambat
2. Berbelit – belit
3. Senioritas
4. KKN
5. Tidak inovatif
Dengan budaya organisasi dan emage yang dimiliki organisasi publik maka jauh untuk bisa seperti budaya organisasi privat. Tapi tidak ada yang mustahil. Organisasi publik bisa mengakomodir kebutuhan masyarakat seperti organisasi privat asalkan ada komitmen dari pemimpin untuk berubah ke arah yang lebih baik.
Organisasi publik adalah merupakan organisasi yang terbesar yang mewadahi seluruh lapisan masyarakat dengan ruang lingkup negara,mempunyai kewenangan yang absah (terlegitimasi) di bidang politik, administrasi pemerintahan, dan hukum secara terlembaga sehingga mempunyai kewajiban melindungi warga negaranya, dan melayani keperluannya, sebaliknya berhak pula memungut pajak untuk pendanaan,serta menjatuhkan hukuman sebagai sanksi penegakan peraturan. Organisasi publik sering dilihat pada bentuk organisasi pemerintah yang dikenal sebagai birokrasi pemerintah (organisasi pemerintahan). Atau satu-satunya organisasi didunia yang mempunyai wewenang merampok harta rakyat (pajak), membunuh rakyat (hukuman mati), dan memenjarakan rakyat.
Organisasi rumah sakit mempunyai bentuk yang unik, yang berbeda dengan organisasi lain pada umumnya. Rumah sakit mempunyai kekhususan yang lahir dari adanya hubungan yang terjadi antara Medical Staff ( kelompok dokter) dan Administrator atau CEO ( manajemen) serta Governing Body. Dokter dalam kaitannya sebagai profesional tidak tepat jika ditempatkan secara
hirarki piramidal dalam struktur organisasi rumah sakit, namun mereka mempunyai
sendiri strukturnya dalam Medical Staff Organization. Secara klasik di Amerika struktur
organisasi rumah sakit memang khas sebagai splitting organization dengan tiga pusat
kekuasaan / kekuatan yaitu Governing Body sebagai wakil pemilik, Administrator dan
Medical Staff yang langsung mendapat otoritasnya dari Governing Body. Oleh karena itu rumah sakit memang merupakan sebuah organisasi yang memiliki tingkat kompleksitas tinggi akibat adanya hubungan-hubungan tersebut, dimana otoritas formal yang direpresentasikan oleh Administrator atau CEO ( manajemen) harus mengakomodasi otoritas keilmuan dan keahlian yang dimiliki oleh kelompok dokter,
dimana secara historis mereka memegang peran yang sangat besar dalam organisasi
ruamah sakit dan mendapatkan otoritasnya dari Governing Body.Untuk menjaga agar
hubungan ketiganya berjalan harmonis, maka sejak lama di Amerika telah mengaturnya
dalam Hospital bylaws masing-masing rumah sakit yang pada prinsipnya menetapkan
dan mengatur tentang tugas, kewenangan, hubungan funsional dan hubungan tanggung jawab antara Governing Body, Admistrator ( CEO) dan Medical Staff di rumah sakit.
Tiga organ ini diibaratkan sebagai kaki dari sebuah kursi berkaki tiga yang
bersama-sama menentukan mantap tidaknya tempat duduk itu .Ketiganya adalah
pemegang kekuasaan yang sumbernya berbeda, sehingga haruslah diatur dengan baik
keseimbangan dan keserasiannya dalam menjalankan fungsi, kewenangan dan tanggung jawabnya masing-masing dalam menjalankan misi rumah sakit secara keseluruhan,sehingga tujuan organisasi rumah sakit dapat dicapai. Dasar hukum kekuasaan Governing Body didapat karena mereka mewakili pemilik ( yang adalah badan hukum) dalam membina dan mengawasi pengoperasian rumah sakit. Administrator atau CEO mendapatkan wewenang formal dari Governing
Body untuk menjalankan manajemen rumah sakit sebagai institusi, sedangkan kekuatan
dan pengaruh Medical Staff mempunyai latar belakang historis, sosial, serta berdasarkan pada kopetensi akademis dan teknik yang melekat pada pelaku profesi itu. Sebagian dari pengaruh mereka juga bersumber dari konsumen karena kompetensi profesional mereka dibutuhkan oleh masyarakat. Dari uraian diatas tergambarlah bahwa kewenangan dan tanggung jawab moral dan hukum yang tertinggi ada pada Governing Body.
Bertujuan untuk menghasilkan keuntungan dan barang yang dihasilkan, maka ukuran kinerjanya adalah seberapa besar organisasi tersebut mampu memproduksi barang untuk menghasilkan keuntungan bagi organisasi. Indikator yang masih bertalian dengan sebelumnya adalah seberapa besar efficiency pemanfaatan input untuk meraih keuntungan itu dan seberapa besar effectivity process yang dilakukan untuk meraih keuntungan tersebut.
Sementara itu ada indikator yang sering kali digunakan untuk mengukur kinerja organisasi privat/publik seperti : work lood/demain, economy, efficiency, effectiveness dan equity (Sclim dan Wood ward, 1992 dalam Keban, 1995) productivity (Perry, 1990 dalam Dwiyanto, 1995).
Istilah privat berasal dari bahasa Latin “set apart” (yang terpisah). Sasaran organisasi publik ditujukan pada hal – hal yang ‘terpisah’ dari masyarakat secara umum.
Organisasi privat atau bisnis adalah organisasi yang ditujukan untuk menyediakan barang dan jasa kepada konsumen, yang dibedakan dari kemampuanya membayar barang dan jasa tersebut sesuai dengan hukum pasar.
Lingkungan dalam organisasi privat :
Lingkungan otorisasi, misal dewan komisaris atau rapat umum pemegang saham yang menentukan pendanaan dan batas – batas wewenang perusahaan. Akan tetapi, tentu saja lingkungan otorisasi pada organisasi privat tidak sekompleks organisasi publik.
Proses penciptaan nilai dalam organisasi privat, menitikberatkan proses pengambilan keputusan pada naik-turunya permintaan pasar, sehingga pengambilan keputusan biasanya berlangsung lebih cepat.
Seperti telah diuraikan di atas bahwa organisasi memiliki tiga unsur dasar, dan secara lebih rinci organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1. Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal dan saling mengenal,
2. Adanya kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan (interdependent part) yang merupakan kesatuan kegiatan,
3. Tiap-tiap orang memberikan sumbangan atau kontribusinya berupa; pemikiran, tenaga, dan lain-lain,
4. Adanya kewenangan, koordinasi dan pengawasan,
5. Adanya tujuan yang ingin dicapai.
Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukan oleh para ahli, salah satunya A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi :
1) prinsip bahwa organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas
2) prinsip skala hirarkhi
3) prinsip kesatuan perintah
4) prinsip pendelegasian wewenang
5) prinsip pertanggungjawaban
6) prinsip pembagian pekerjaan
7) prinsip rentang pengendalian
8) prinsip fungsional
9) prinsip pemisahan
10) prinsip keseimbangan
11) prinsip fleksibilitas
12) prinsip kepemimpinan
Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.
Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.
Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.
Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.
Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.
Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.
Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.
8) Prinsip Fungsional
Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.
Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.
Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.
Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.
Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.
Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi SDM adalah departemen sumber daya manusia atau dalam bahasa inggris disebut HRD atau human resource department.
Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.
Departemen Sumber Daya Manusia Memiliki Peran, Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab sebagai berikut.
1. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja (Preparation and selection)
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan (forecast) akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu, dan lain sebagainya.
Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasa tenaga kerja, dan lain sebagainya.
Rekrutmen tenaga kerja (Recruitment)
Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan (job description) dan juga spesifikasi pekerjaan (job specification).
Seleksi tenaga kerja (Selection)
Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup (curriculum vittae) milik pelamar. Kemudian dari CV pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja/interview dan proses seleksi lainnya.
Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.
Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.
Dengan melakukan pemilihan serta penentuan struktur organisasi yang tepat dan sesuai dengan situasi dan kondisi dalam perusahaan maka pencapian tujuan perusahan akan lebih terarah. Selain itu denga struktur organisasi yang jelas dan baik maka akan dapat diketahui sampai dimana wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki oleh seseorang dalam menjalankan tugasnya. Dalam menjalankan aktivitas usahanya, P.T. TIFICO Tbk menerapkan struktur organisasi fungsional dimana organisasi menrut fungsi menyatukan semua orang yang terlibat dalam satu aktivitas yang disebut fungsi dalam satu group. P.T. TIFICIO Tbk mempunyai empat group yaitu group administrasi ( Administrasi Group ), group produksi ( Production Group ), group machinery ( Machinery Group ), ISO 9002 & 14000 Project.
Adapun tugas dan tanggung jawab dari elemen organisasi pada P.T. TIFICO Tbk secara singkat dapat dikemukakan sebagai berikut :
Memimpin perusahaan dan bertanggung jawab terhadap seluruh kelangsungan hidup perusahaan . Dalam menjalankan tugasnya GMM dibantu oleh empat divisi.
Memimpin group dan bertanggung jawab atas beberapa departemen yang ada dibawahnya. Ada empat group dalam struktur organisasi P.T. TIFICO Tbk yaitu : group administrasi, group produksi, group machinery, dan ISO 9002 & 14000.
Departemen ini bertugas memberikan pembinaan mengenai keselamatan kerja karyawan, membuat standar pakaian dan alat kerja sehingga dalam bekerja karyawan mendapatkan jaminan keselamatan dan apabila terjadi kecelakaan perusahaan akan bertanggung jawab, sepenuhnya dengan catatan ketika kecelakaan terjadi karyawan telah memakai pakaian dan alat keselamatan kerja sesuai standar perusahaan. Bertanggung Jawab atas keberlangsung kondisi lingkungan hidup akibat dampak dari aktivitas produksi perusahaan. Berkaitan dengan hal itu maka departemen ini mengawasi dan mencegah terjadinya polusi dan pecemaran, mengatur gas buang, mengolahan limbah dan emisi.
Adalah bagian umum yang bertanggung jawab atas :
1. Penyediaan saranan pakaian dan alat keselamatan kerja seperti sabuk pengaman ( safety belt ), topi (heln met ), baju ( uniform ), sepatu anti setrum.
2. Menyediakan dan memelihara fasilitas kantin, Mushola, poliklinik, apotik, asrama, dan perumahaan ( dormitory and mess) karyawan
3. Menentukan rumah sakit, dokter, apotik yang ditunjuk untuk pelayanan karyawan dan keluarganya.
4. Penyedian alat-alat tenaga kerja
5. Pengawasan kesehatan karyawan
6. Penyediaan air minum
7. Penyediaan sarana transportasi anatr jemput karyawan
8. Serta fungsi sebagai humas misalnya masalah eksternal perusahaan menangani jamsostek, menentukan Rumah Sakit yang dituju.
Departement personalia bertanggung jawab atas ketenagakerjaan mulai dari rekruitment karyawan, penggajian, kenaikan jabatan (promosi), penilaian prestasi kerja, penghargaan karyawan secara langsung maupun tidak langsung, pengadaan keamanan (securty) perusahaan.
Bertanggung jawab terhadap masalah keuangan, adapun untuk mengaudit keuangan perusahaan dilakukan oleh tim audit dari kuar perusahaan
Purchasing 1 bertanggung jawab dalam penyediaan pergudangan dan penyediaan bahan baku ( lokal maupun import ), sedangkan Purchasing 2 bertanggung jawab dalm masalah transportasi bahan baku dan barang produksi.
Mempunyai tugas pokok membuat bahan baku untuk produksi, berupa chips yang diproses dari bahan pokoknya yaitu : Ethelyne Glycol (EG) dan Terepthalic Pure Acid (TPA).
Melakukan riset dan pengembangan bahan baku chips.
Departement yang tugas pokoknya memproduksi kapas polyester ( Staple Fiber).
Departement Mempunyai tugas pokok melakukan penelitian dan pengembangan produk kapas polyester.
Departement yang menghasilkan benang polyester dengan berbagai macam jenisnya .
Membuat standar kualitas filament yang didasarkan pada hasil riset.
Melakukan pengawasan secara ketat terhadap proses produksi filament.
Departement yang menghasilkan filament (benang) dengan menggunakan padat teknologi.
Departement yang membuat texture benang sesuai dengan keinginan konsumen.
Mempunyai tugas pokok menjaga, merawat, dan memperbaiki peralatan mesin-mesin yang ada TIFICO.
Mempunyai tugas pokok menjaga, merawat dan memperbaiki peralatan eletronika yang ada TIFICO.
Mempunyai tugas pokok memasok sumber tenaga listrik, air dan netrogen.
Mempunyai tugas pokok mengadakan pengembangan dan pengawasan ISO
